Administrador

▼ Onde configurar os indicadores no Gestran?

Os indicadores podem ser configurados de acordo com a demanda da empresa, sendo possível escolher quais indicadores devem ser exibidos na tela inicial, o tamanho de cada um deles, entre outras configurações.

Estas configurações podem ser ajustadas na tela inicial do Gestran, acima da seleção de aba do sistema, onde são apresentados alguns botões, sendo eles em sequência:

Abrir Seleção dos Indicadores: Onde podem ser escolhidos dentro de cada módulo disponível, os indicadores a serem apresentados.

Abrir em Modo Tela Cheia: Ativa o modo de exibição dos indicadores em tela cheia.

Preferências: Onde pode ser definido o tamanho máximo e mínimo do indicador e também é definido o tempo de mudança automática dos painéis.

Atualizar Indicadores: Atualiza os indicadores da tela.
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▼ O que são as vigências no Gestran?

As vigências cadastradas no Gestran auxiliam no controle das cotações de moedas, tabelas de preço para fretes, planos de manutenção, cotações de preços e afins. Desta forma, podem ser cadastradas várias vigências para um mesmo item, onde o sistema se baseia na data e hora de início e data e hora de fim da vigência. O sistema irá ler a vigência cadastrada e lançará os valores de acordo os parâmetros da mesma.

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▼ O que são exercícios operacionais no Gestran?

O cadastro de exercícios operacionais no Gestran, possibilita a abertura e fechamento específicos no sistema para lançamentos, ou seja, possibilita o controle do ano, mês e módulo em que os operadores podem fazer novos registros de dados.

Desta forma, é possível o administrador do sistema encerrar um determinado período de exercício operacional, para que seus operadores não possam realizar mais lançamentos nesta janela de tempo em determinado(s) módulo(s). Podem ser controlados no cadastro de exercícios operacionais, ano, mês e módulo do sistema que se deseja habilitar lançamentos ou desabilitar. No caso de períodos e módulos desabilitados para registro, os dados já lançados ainda ficam disponíveis para consulta.

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▼ O que são indicadores da tela inicial do Gestran?

A tela inicial do Gestran conta com uma funcionalidade onde podem ser configurados diversos indicadores que auxiliam em uma análise gerencial da empresa. Estes indicadores podem ser customizados de acordo com a demanda de cada empresa, visando fornecer as informações de forma clara e organizada, sem a necessidade de emitir relatórios para visualizar determinadas informações.

Os indicadores podem contemplar informações desde faturamento, operações de transporte, médias de consumo de combustível, posição de títulos e muito mais.

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▼ Como abrir ou fechar exercícios operacionais?

Para abrir ou fechar exercícios operacionais, acesse Menu de Opções > Administrador > Cadastro de Exercícios Operacionais.

Para abertura de exercício operacional, é necessário selecionar o ano que deseja abrir, clicar em Reabertura e após escolher o mês e o módulo a serem abertos, e então Confirmar.

Para fechar um exercício operacional é necessário selecionar o ano que deseja fechar, clicar em Encerramento e após escolher o mês e o módulo a serem fechados, e então Confirmar.

Além disso, podem ser incluídos exercícios que ainda não estão presentes na lista, para isto selecione Incluir, digite o ano do exercício a ser aberto, e então realize o processo de abertura do exercício.

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▼ Por que abrir, reabrir ou encerrar exercícios operacionais?

Os exercícios o operacionais devem ser abertos quando ainda não houver sido incluído no sistema o ano de sua competência, sendo necessário incluir um novo ano, mês e módulo para lançamentos.

A reabertura pode ser realizada para determinado mês e módulo, de um ano que já havia sido incluído no sistema, e que foram encerrados para não receber mais lançamentos.

O encerramento dos exercícios operacionais deve ser utilizado a fim de impedir o lançamento de novos registros em determinado módulo, mês e ano.

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▼ Qual é a finalidade do agendador de tarefas?

O agendador de tarefas tem como finalidade o monitoramento do recebimento de diversos arquivos para a integração com o Gestran. Ele é necessário para as emissões de documentos eletrônicos, importações de XML de fornecedores, importação de dados CTF, importação dos dados de rastreadores e entre outros.

A frequência em que o agendador é executado pode ser configurada em uma tela específica do sistema, no caminho Administrador > Agendador de Tarefas.

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▼ Qual a finalidade do cadastro de permissões de acesso?

O Gestran funciona com hierarquias de permissões de acesso para registros e rotinas. Desta forma, é possível liberar ou negar acesso a algumas telas para determinados usuários ou grupos, criando um plano de permissões.

Na rotina de Cadastro de Permissões de Acesso são cadastradas, por usuários ou grupos, as rotinas e suas principais funções que terão controle de acesso.

Por exemplo, o grupo de usuários CARGAS pode ter acesso liberado para a rotina de Registro de Operações de Transporte, podendo consultar, incluir, alterar e apagar registros. Já para o grupo do FINANCEIRO, a rotina pode estar habilitada apenas para consulta, sem haver a possibilidade de incluir, alterar ou excluir registros.

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▼ Qual a finalidade do cadastro de contas de e-mail?

Na rotina de cadastro de contas de e-mail, são cadastrados os endereços de e-mails que irão enviar mensagens através do Gestran ou irão acessar o e-mail cadastrado para receber informações, como por exemplo a importação de XML de notas de carga.

São informados os dados de acesso do e-mail como usuário e senha, endereço do servidor, protocolo, nível de segurança e operador responsável.

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▼ Qual a finalidade do cadastro de acesso por registro?

A finalidade da rotina de Cadastro de Acesso por Registro é atender as necessidades de bloquear ou liberar determinado registro para um usuário ou grupo.

Desta forma, um determinado grupo ou usuário pode estar configurado para não enxergar alguns registros e evitar lançamentos incorretos. Ainda pode ter liberado outros registros exclusivos para ele, sem que outros possam ver estes registros.

Por exemplo, o grupo financeiro tem cadastrado todas as contas correntes do sistema na rotina de acesso por registro, então, os outros usuários que não fazem parte do grupo financeiro não conseguirão acessar estas contas correntes e nem realizar lançamentos para as mesmas. O mesmo funcionará para outros tipos de registros que forem cadastros nesta rotina.

Podem ser cadastrados para liberar ou bloquear o acesso de usuários e grupos os seguintes tipos de registro:

Almoxarifados, Bancos, Cadastro de CFOP, Cadastro de Filiais, Cadastro de Grupos de Usuários, Cadastro de Modelo de Documentos, Cadastro de Natureza d, Transação, Cadastro de Ordem de Serviços, Cadastro de Seguimentos de Atuação, Cadastro de Unidade Negócio, Cadastros Gerais, Cargos, Categoria de Pessoas, Categoria de Veículos, Centro de Custos, Classificação Tributária de Clientes e Fornecedores, Classificação Tributária de Produto e Serviço, Componentes, Condição de Faturamento, Contas Correntes, Contrato de Cargas, Departamento, Despesas Adicionais, Destinatário, Emitente, Equipes de Mecânicos, Especialidade de Mecânico, Especificação Técnica de Manutenção, Fabricantes, Fornecedores Grupo de Produto/Serviço, Local de Coleta, Local de Entrega, Modelos por Fabricantes, Máquina e Equipamentos, Plano Gerencial, Plano de Contas, Plano de Manutenção, Portaria, Produtos e Serviços, Pátios, Regiões, Relacionamentos de Parceiros de Negócio, Representantes, Serviços, Supervisores, Tipo de Parceiros de Negócios, Tipos de Operação, Tipos de Projeto, Tomador, Transportadora, Turno de Trabalho, UTB, Unidades, Veículos e Visitantes.

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▼ Qual a finalidade da rotina de cadastro de operadores?

Na rotina de cadastro de operadores são cadastrados os operadores que irão acessar o Gestran e realizar consultas, lançamentos e registros. São informados os dados de acesso como usuário e senha, o nome completo do operador, entre outros dados.

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▼ Qual a finalidade da rotina de cadastro de locais de operação?

Na rotina de cadastros de locais de operação, são cadastrados os dados para os locais de operação da empresa cliente Gestran. Nesta, são informados os dados da filial responsável pelo local de operação, parceiro de negócio, endereço do local de operação, filiais fiscais habilitada para impressão de documentos fiscais, entre outros.

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▼ Qual a finalidade da rotina de cadastro de grupo de operadores?

O cadastro de grupo de operadores é a rotina onde se define os grupos que irão obter acessos no sistema. Podem ser cadastrados nos grupos de operadores o nome do grupo, o período para expirar a senha, período para bloquear o usuário por inatividade, as empresas/filiais que irão ter acesso e os locais de operação. Ainda pode ser definido se o grupo tem perfil de administrador do sistema.

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▼ Qual a finalidade da rotina de cadastro de filiais?

Nesta rotina realizamos os cadastros das filais da empresa cliente Gestran. A rotina de filiais, contém dados mais específicos que a rotina de cadastro de empresas, são informações como: regime tributário, se a empresa é optante pelo simples nacional, os dados do contador, entre outros.

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▼ Qual a finalidade da rotina de cadastro de empresa?

Esta rotina é dedicada ao cadastro da empresa, ou seja, nela são informados os principais dados da empresa cliente Gestran, como Razão Social, Endereço, Inscrição Estadual, Data de abertura, Inicio de Operação, Tipo de empresa e entre outros.

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▼ Como programar as tarefas do G8 Agendador ?

Para programar as tarefas do agendador, acesse o Menu de Opções > Administrador -> Agendador de Tarefas.

Ao acessar o agendador, verifique se a tarefa desejada está ativa. Para verificar, confira na coluna Status da grid se a tarefa está com o status agendada, caso esteja, a tarefa está ativa.

Para configurar ou ativar a tarefa, realize os seguintes passos:

• Procurar a tarefa que será configurada ou ativada e selecione a mesma (com um clique do mouse na linha).
• Clique no botão Configurar.
• O usuário deverá ativar a tarefa caso a mesma esteja desativada. Para ativar, selecione Tarefa Ativada.
• Selecione quando a tarefa será executada nos dias da semana, os dias do Mês, os meses no ano, as horas no dia, os minutos e segundo.
• Para salvar as configurações, clique em Gravar.

Obs: O Gestran Agendador recarrega essas configurações a cada 5 minutos e as novas configurações poderão demorar até 5 minutos para surtirem efeito.

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▼ O que deve ser feito quando a validade do software estiver vencendo?

Ao verificar que a validade do software está vencendo, é necessário que o cliente entre em contato com a área do Atendimento ao Cliente, através de chamado ou ligação, solicitando a renovação de sua licença.

É orientado que ao visualizar a mensagem de vencimento, o cliente entre em contato imediatamente com o atendimento da Gestran.

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▼ Qual procedimento devo realizar caso exista a necessidade de importar/exportar arquivos no formato EDI?

Para que seja realizado a importação/exportação de arquivos pelo sistema Gestran, é importante que o cliente entre em contato primeiramente com o responsável que irá contratar o seus serviços de transporte (como por exemplo, o Embarcador). Em seguida, o cliente deve solicitar o tipo de layout que será utilizado para que seja possível a interação entre o Gestran e a contratante do transporte. Após ser realizado esse levantamento, por parte do cliente, é necessário que esses dados sejam reportados para o Atendimento ao Cliente da Gestran, para que sejam tomadas as devidas providências.

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▼ Como criar um relatório personalizado?

A partir dos relatórios padrões do Gestran8 é possível realizar personalizações nos mesmos e salvá-las como layout customizado.

Utilizaremos como exemplo o relatório de Conferência de Documentos Eletrônicos para exemplificar como personalizar um layout.

Para acessar o relatório, clique em Menu de Opções > Cargas e Serviços > Relatórios de Cargas e Serviços > Conferência de Documentos Eletrônicos.

1- Selecione um layout padrão (no Gestran alguns layouts já são definidos como padrão).

2- Selecione a aba FILTRO, informe os dados desejados e clique em VISUALIZAR.

3- O layout será carregado.

4- Clique em SALVAR LAYOUT, o sistema carregará a tela de Configuração de Layout, clique no botão Novo, Informe no campo Descrição o nome do relatório personalizado e clique em GRAVAR.

5- Ao clicar em Gravar carregará a tela de aviso, perguntando se deseja salvar os Filtros/Ordenação do layout também para o operador, clique em SIM, será carregada a tela informando que o layout foi gravado com sucesso, clique OK.

6- Retorne à aba Layouts e selecione o layout criado, será possível realizar as alterações desejadas dentro do novo layout, como por exemplo inserir novo filtro ou realizar nova ordenação.

• Inserindo novo filtro: Clique na aba Outros Filtros, ao carregar a tela clique no botão Adicionar(+) na barra inferior da tela (o botão estará com a cor verde). Ao clicar no botão adicionar será apresentada uma linha no grid de campos, ao clicar na coluna Campo serão apresentadas as opções a serem selecionadas para incluir no filtro. Após selecionar o campo, é necessário configurar o campo Operação, onde poderá ser selecionado o tipo de relacionamento que o filtro terá (por exemplo: igual a, maior que, Diferente que, etc.). O último campo habilitado é Valor, nesse campo poderá inserir a informação que deseja para otimizar o filtro, por exemplo: Número do documento, Filial, Valor Título, etc.
• Inserindo ordenação: Clique na Aba Ordenação, ao carregar a tela clique no botão Adicionar(+) na barra inferior da tela (o botão estará com a cor verde). Ao clicar no botão adicionar será apresentada uma linha no grid de Campo Ordenar, ao clicar na coluna Campo Ordenar serão apresentadas as opções a serem selecionadas para ordenação. Após selecionar o campo para ordenação, é necessário configurar o campo Tipo Ordenação que poderá ser Crescente ou Decrescente.

7- Após realizar as alterações, clique em Visualizar. Para salvar o novo layout, clique em Salvar Layout, selecione o relatório criado e clique em Gravar para que as alterações sejam salvas.

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